آیا شما هم از برنامه های آن لاین، ابزار و اپلی کیشن های مختلف برای کارهای روزانه استفاده میکنید؟ آیا لیستی از کارهای روزمره دارید که در این برنامه ها بدون توجه باقی می مانند؟
مطمئنا شما با انگیزه این کارها را یادداشت و برنامه ریزی می‌کنید ولی تا زمانی که این برنامه ریزی جواب ندهد باید به دنبال تغییرات لازم بروید. پس احتمالا از ابزار مناسبی استفاده نمی‌کنید. بیشتر ابزارهای برنامه ریزی امروزه یکی از ۳ هدف زیر را دنبال می کنند. این اهداف را بشناسید و مطمئن شوید گزینه مناسب را انتخاب کرده‌اید.
 
فهرست اولیه کارهای ضروری(to-do list)
این‌ابزار برای کارهای انفرادی و نوع کارهایی که لزوما پایان گرفتن یک بخش، برای ادامه‌ی سایر امور ضروری نیست، جزء بهترین گزینه‌هاست. ابزاری مانند "Wunderlis" و "Any do" به عنوان نمونه های اولیه و ساده عالی هستند چون تعامل روشن و ساده‌ای با کاربران دارند و همچنین قابل دسترسی از طرق مختلف هستند. فهرست کارها را در اپلی کیشن بسازید و با تلفن خود آنها را دنبال کنید.
" زمانی از " to-do list" استفاده کنید که اولویت شما تکمیل اهداف غیر مرتبط با هم است."
اگر کارهای شما شامل چند جلسه، دیدن دوستان، فرستادن ایمیل و خرید برای خانه است، to-do list گزینه مناسب برای برنامه ریزی است.

برنامه Kanban
این ابزار کمک می کند تا برنامه های کاری خود را دسته بندی کنید. وقتی کاری از دسته ای وارد دسته یعد می شود به تکمیل شدن نزدیک تر شده است. به عنوان مثال این دسته ها می توانند زیر مجموعه های کار شما باشند که لزوما باید همگی به اتمام برسند. این ابزار به شما این امکان را می دهد که به راحتی کار ها را جابه جا کنید  ویا تاریخ قرار دهید. یا حتی این کار ها را با دیگران به اشتراک بگذارید.
"زمانی از "Kaban" استفاده کنید که اولویت شما انجام چندید مرحله چارچوب بندی شده است."
این روش کمک می کند که شما به طور بصری هم روند پیشرفت کارها را ببینید.  اگر با یک تیم روی یک پروژه خاص ولی با جنبه های مختلف کار می کنید و جا به جا شدن کار میان افراد مهمتر از زمانبندی است از این ابزار بهره ببرید. 

برنامه Gantt
این ابزار روی زمان بندی تاکید دارد. بوسیله آن شما می توانید مدت زمان لازم برای هر مرحله از کارهایتان و ارتباط میان هر مرحله با مراحل قبلی یا بعدی را تعیین نمایید.  کسانی که با Google Calender  ویا  Instagantt کار کرده اند با این سیستم آشنا هستند. این ابزارها امکان تعریف کدهای رنگی برای فعالیت های مختلف را می دهند. جابه جایی آسان کارها امکان بازبینی برنامه را در صورت تغییر غیر منتظره فراهم آورده است.
"زمانی از "Gantt" استفاده کنید که اولویت شما زمانبندی است."
اگر می خواهید مطمئن باشید که همه افراد تیم طبق زمانبندی پیش می روند به سراغ این ابزارها بروید.
به خودتان لطفی کنید و چند دقیقه را به نوشتن مهمترین جنبه های برنامه خودتان اختصاص دهید. به ابزاری که در حال حاضر استفاده میکنید فکر نکنید به چیزهایی که برای شما مهم است دقت کنید. سپس به آنچه تا کنون گفته شد نگاهی بیندازید و ببینید کرام ابزار برای شما مناسب تر است.