9 قانون برای فرستادن ایمیل از گوگل

چهارشنبه, آذر 12, 1393 - 00:19 توسط سمیه روح‌الامینی

ارتباطات در عصر اینترنت معمولا یه معنای استفاده از پست الکترونیک (ایمیل) است. ایمیل علی‌رغم اینکه بسیار مفید و قدرتمند است اما حتی اگر خوشبینانه هم نگاه کنیم الهام بخش وحشتی زیاد برای انسان است. موارد زیر قوانین شخصی ما برای کاهش چنین حس اضطراب است:


پاسخ سریع. افرادی که سریع به ایمیل‌های دریافتی جواب می‌دهند در ارتباط مؤثرتری با جامعه‌ی کاری، درسی و غیره خواهند بود و بیشتر در بحث‌ها و تصمیم‌گیری‌های مهم شرکت داده می‌شوند. این پاسخ می‌تواند کوتاه و حتی یک کلمه باشد.
هنگام نوشتن ایمیل، کلمات مهم را بنویسید، از نثر غیرضروری دوری کنید. اگر در حال شرح مشکلی هستید، آن را واضح توضیح دهید. برای نوشتن آن وقت کافی بگذارید نه کمتر. اول یک پیش‌نویس (draft) بنویسید بعد آن را مرور کنید و کلمات اضافه را حذف کنید.


به شکل مداوم inbox را چک کنید. به شکل مداوم ایمیل‌تان را چک کنید و هرکدام از ایمیل‌های رسیده را همان‌موقع چک کنید. اگر نیاز به جواب سریع دارد آن را ارسال کنید، اگر  برای جواب دادن زمان دارد آن را ببندید و اگر غیرضروری بود آن را پاک کنید. به این ترتیب لیست inbox ایمیل شما تبدیل به یک لیست کاری مرتب می‌شود.


ایمیل‌های قدیمی را زودتر جواب دهید. گاهی اوقات ایمیل‌های قدیمی که مدتی بی جواب مانده‌اند ممکن است توسط دیگران جواب داده شوند. پس ترتیب زمانی برای انجام ایمیل‌ها را از قدیمی‌تر ها به جدیدترها قرار دهید.(از پایین به طرف بالا).
به یاد داشته باشید که شما یک مسیر هستید. زمانی که یک متن مفید را دریافت می‌کنید، فکر کنید که آن برای چه کسان دیگری هم مفید خواهد بود و بعد آن را فوروارد کنید.


زمانی‌که از ویژگی کپی کور (bcc یا امکان ارسال همزمان ایمیل برای فردی سوم بی‌آنکه گیرنده‌ی اصلی بداند) استفاده می‌کنید، برایش دلیل منطقی داشته باشید. تقریبا همیشه زمانیکه تلاش دارید چیزی را مخفی کنید، اثر معکوس دارد و عملا غیرصادقانه‌ بودنتان را به نمایش می‌گذارید. زمانی که تمام ایمیل‌ها را یک جا جواب می‌دهید (reply all) آدم هایی را که ربطی به آن موضوع ندارند را حذف کنید.
غر نزنید. اگر نیاز به داد و بیداد کردن دارید آن را در تنهایی انجام دهید نه به شکل اینترنتی.


فالوو کردن یک تقاضا را آسان کنید. وقتی مطلبی را برای دیگران می‌فرستید که دوست دارید شما را فالو کنند. لینک فالو را هم همراه آن بفرستید.


اگر چیزی دریافت کردید که فکر کردید در آینده مهم است. آن را دوباره برای خودتان فوروارد کنید تا در موقع لزوم به آن دسترسی داشته باشید.

افزودن دیدگاه جدید

دیدگاه خود را بیان کنید